Word: bố trí thông báo có bảng nội dung và phần ký tên

Văn bản ngắn vẫn cần cấu trúc rõ. Luyện cách đặt tiêu đề, bảng và phần cuối giúp tài liệu dễ đọc và ít phải sửa khi thêm nội dung.

Chia tài liệu thành những phần có vai trò

Ghi rõ tiêu đề, lời dẫn, nội dung cần thông báo và thông tin cuối văn bản. Nếu có bảng, xác định nó giúp tra cứu điều gì. Chưa cần chọn nhiều màu hoặc kiểu chữ ở bước đầu. Một cấu trúc gọn giúp người đọc biết thông tin quan trọng nằm ở đâu và người soạn dễ phát hiện phần còn thiếu trước khi định dạng.

Tạo bảng theo nội dung thật sự cần

Chọn các cột có ý nghĩa với người nhận, đặt nhãn ngắn nhưng đủ hiểu và thử nhập vài dòng có độ dài khác nhau. Xem cột nào đang quá chật hoặc chiếm nhiều chỗ mà không giúp đọc. Không chèn nhiều khoảng trắng để giả thành cột. Một bảng dùng được cần chịu được việc thêm dòng và thay đổi nội dung sau này.

Giữ phần cuối dễ nhận diện

Thông tin liên hệ, thời điểm và phần ký tên nên được bố trí theo yêu cầu tài liệu. Thử bổ sung một đoạn trước phần cuối để xem bố cục thay đổi thế nào. Tránh dùng hàng loạt dòng trống để đẩy nội dung xuống trang. Nếu có quy định của đơn vị, dùng đúng mẫu đã được cung cấp thay vì tự suy ra một thể thức bắt buộc.

Đọc lại ở chế độ in hoặc bản xuất

Kiểm tra trang cuối, đường viền bảng, dòng bị tách và khoảng cách giữa các phần. So tên, ngày và thông tin liên hệ với yêu cầu ban đầu. Giữ bản có thể chỉnh sửa riêng với bản dùng để chia sẻ. Nếu phải chuyển sang máy khác hoặc định dạng khác, mở lại bản nhận được để xác nhận nó vẫn đọc rõ và đủ nội dung.

Xem chương trình thực hành liên quan hoặc trao đổi nhu cầu.